Cómo desarrollar un programa de beneficios para tus colaboradores es un proceso de seis pasos: presupuesto, objetivos, selección de beneficios, plataforma, comunicación y evaluación periódica. Seguir este orden evita errores costosos y asegura que la iniciativa impacte en la atracción y retención de talento.
Y ese impacto no es menor. Según el Employee Benefit Research Institute, el 78% de los colaboradores aseguran que el plan de beneficios es muy relevante al momento de optar por una vacante de trabajo. Si todavía no lo has hecho, es un buen momento para diseñar el tuyo, dentro de una estrategia más amplia de incentivos laborales.
Sumado a ello, un programa de beneficios también influye en la tasa de rotación. Una investigación de Willis Towers Watson revela que el 75% de los trabajadores tiene más probabilidades de quedarse en la compañía debido al paquete de beneficios ofrecido.
Cómo desarrollar un programa de beneficios en 6 pasos
Este es el paso a paso que te recomendamos seguir:
- Establecer un presupuesto
- Identificar los objetivos de la organización
- Definir los beneficios a incluir en el programa
- Elegir una plataforma para administrar el programa de beneficios
- Comunicar el programa de beneficios a los colaboradores
- Desarrollar un proceso de evaluación periódica
1. Establecer un presupuesto
El primer paso para llevar el programa a la práctica consiste en establecer un presupuesto.
Independientemente de los beneficios que se ofrezcan en el programa, es importante determinar cuánto puede contribuir tu empresa a un paquete integral de beneficios.
Por ejemplo, los beneficios que suelen ser menos costosos son los artículos que se utilizan una sola vez, como un producto que el colaborador puede llevarse a su casa o usar en la oficina; un almuerzo de trabajo; un día de spa; etc.
Los beneficios que implican una mayor inversión son los que se otorgan a largo plazo. Con frecuencia son también los más valiosos para el talento, como los relacionados con la salud: seguro médico o un plan de ahorro o pensión.
Establecer un presupuesto implica evaluar las necesidades de los colaboradores y obtener cotizaciones para algunos de esos beneficios clave que pueden ser útiles para el personal. Así, podrás estimar los costos a asumir para desarrollar tu programa de beneficios.
2. Identificar los objetivos de la organización
Otro de los pasos iniciales al diseñar un programa de beneficios para colaboradores es identificar los objetivos de la organización en relación a esta clase de iniciativa.
No todas las empresas persiguen las mismas metas al establecer un programa de beneficios. Por supuesto que la mayoría busca potenciar la marca empleadora, atraer y retener talento o mejorar el clima laboral, pero estos son objetivos generales. Si quieres entender mejor por qué esto es tan determinante, este análisis sobre los beneficios laborales como factor clave para atraer y retener talento es un buen punto de partida.
En lo particular, una empresa puede tener por objetivo diseñar un programa de beneficios para que los colaboradores concilien mejor su vida profesional y personal, en respuesta a una necesidad que RRHH detectó y que afecta la motivación y la productividad.
Eso es lo que se debe lograr en este paso:
- Encontrar las principales necesidades del equipo.
- Entender cómo eso impacta a nivel organizacional.
- Determinar entonces las metas a alcanzar para cambiar esa situación.
Te recomendamos apoyarte en la metodología de objetivos SMART porque puede resultar de gran ayuda para definir tus metas en esta instancia.
3. Definir los beneficios a incluir en el programa
Una vez que has definido un presupuesto y el objetivo que pretendes lograr con el programa de beneficios para tus colaboradores, es momento de definir qué beneficios se incluirán.
Para ello es fundamental evaluar las necesidades de tu equipo. De esta forma, podrás determinar la mejor selección de beneficios en función de lo que espera o necesita tu personal.
Aunque esto podría ser tan sencillo como tener en cuenta lo que percibes en relación a las demandas frecuentes de los trabajadores, también puedes asumir un rol más activo e ir directo a la fuente: tus colaboradores. Realizar entrevistas 1 a 1 o hacer encuestas previas entre tu equipo es vital para conocer qué beneficios prefieren.
También es importante analizar la demografía del personal existente para poder determinar las necesidades de las distintas categorías de trabajadores.
Cuanto mayor información puedas recabar, más adecuados serán los beneficios que podrás incluir en tu programa. Si te hacen falta ideas concretas, puedes revisar estos ejemplos de beneficios laborales para tu organización, que incluyen desde beneficios flexibles hasta reconocimientos puntuales.
Pero atención: esto será de utilidad en la medida en la que haya un compromiso de la organización en considerar esta información al momento de seleccionar los beneficios para el programa.
4. Elegir una plataforma para administrar el programa de beneficios
Cuentas con un presupuesto, conoces el objetivo a alcanzar y ahora ya has definido los beneficios ¿qué sigue a continuación? Elegir la plataforma para la administración del programa.
Diseñar una plataforma para administrar este sistema online, con acceso para todo el equipo y seguimiento para los líderes, puede llevar mucho más tiempo del deseado y requerir una mayor inversión.
La forma de resolverlo fácilmente, sin restarle calidad al resultado final, es mediante un proveedor externo que facilite la plataforma para administrar el programa de beneficios. Así funciona, por ejemplo, el programa de beneficios de Uakika: una plataforma de administración y comunicación de beneficios flexibles pensada para que cada colaborador reciba la propuesta de valor que mejor se adapte a sus necesidades.
Desde una plataforma como esta podrás:
- Encuestar previamente a tus colaboradores para saber qué beneficios prefieren.
- Gestionar con tus proveedores los beneficios a incluir en tu programa.
- Permitir que cada colaborador seleccione los beneficios que prefiera a través de una interfaz intuitiva y fácil de usar.
5. Comunicar el programa de beneficios a tus colaboradores
Una vez que los pasos anteriores estén resueltos y que tu programa de beneficios haya sido aprobado, es momento de comunicárselo al equipo.
Ten presente que la forma en la que des a conocer este paquete de beneficios es clave para conseguir el nivel de participación deseada.
Para llevar a cabo una comunicación de beneficios eficaz, te sugerimos lo siguiente:
- Notificar a los colaboradores. Puedes realizar una reunión grupal en la empresa para entregar los detalles del programa de beneficios a tu equipo y responder cualquier duda que tengan tus colaboradores.
- Brindar detalles del programa. Es importante proporcionar a los trabajadores un espacio en el que puedan consultar los detalles del programa, así como cada beneficio disponible y los alcances del mismo. Lo ideal es que sea digital para que los trabajadores puedan visitarlo cada vez que lo necesiten y de manera independiente.
- Incluir el programa de beneficios en las ofertas de trabajo. Esto puede resultar interesante para trabajar tu marca empleadora y atraer el talento deseado a la organización.
Además de estos tips, recuerda que una comunicación interna clara es siempre una herramienta clave para transmitir la cultura organizacional.
6. Desarrollar un proceso de evaluación periódica
Crear un programa de beneficios para tus colaboradores es solo la primera parte del trabajo. Una vez que está en marcha lo que sigue es evaluar los resultados. La revisión periódica del plan de beneficios es otro paso importante para garantizar el éxito de esta iniciativa.
Esto es vital para determinar si cumple con los objetivos que fijó la organización al desarrollar el programa y para corroborar si se ajusta a las necesidades de los colaboradores.
Teniendo en cuenta los cambios constantes que se producen en el mercado laboral, no sería extraño que los beneficios que ofrece la empresa al inicio deban modificarse algún tiempo después.
Por ello se requiere del desarrollo de objetivos flexibles y mediciones regulares para evaluar el programa de beneficios y hacer los ajustes que sean necesarios.
Con un programa de beneficios bien administrado podrás acceder a reportes que te brindan una visibilidad total sobre los beneficios más visitados, canjeados y redimidos. Básicamente, tendrás un mayor control sobre el nivel de participación y satisfacción de tus colaboradores con el programa. Lo que al fin y al cabo se traduce en información vital para mejorar de manera continua la propuesta de valor que le brindas a tu equipo.
Preguntas frecuentes sobre cómo desarrollar un programa de beneficios
¿Cuánto tiempo lleva desarrollar un programa de beneficios para colaboradores?
En promedio, entre 4 y 8 semanas: definir presupuesto, objetivos, beneficios y plataforma antes del lanzamiento.
¿Qué presupuesto se necesita para implementar un programa de beneficios?
No hay un monto fijo: depende de los beneficios elegidos, la cantidad de colaboradores y si son de uso único o de largo plazo, como salud o ahorro.
¿Qué diferencia hay entre desarrollar un programa de beneficios y ofrecer beneficios laborales sueltos?
Un programa integra presupuesto, objetivos, comunicación y evaluación en un solo proceso; los beneficios sueltos se otorgan sin estrategia ni seguimiento.
¿Cómo se elige la plataforma adecuada para administrar el programa de beneficios?
Prioriza una que permita encuestar al equipo, gestionar proveedores y que cada colaborador elija sus beneficios desde una interfaz simple.
¿Con qué frecuencia hay que actualizar un programa de beneficios?
Se recomienda revisarlo al menos una vez al año, con mediciones periódicas de participación para ajustar antes de la revisión formal.
¿Qué errores evitar al desarrollar un programa de beneficios?
Los más comunes: no fijar presupuesto antes de elegir beneficios, no consultar al equipo y no comunicar el programa con claridad.
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