Cómo centralizar la comunicación interna y aumentar el engagement

Envías mensajes clave y haces anuncios con información importante que todos tus colaboradores deben leer para que estén alineados sobre los cambios relevantes. Sin embargo, pocos son los que leen. ¿El motivo? Canales dispersos, exceso de mensajes o falta de formatos atractivos para presentarlos.

El primer paso para optimizar cómo comunicas en tu empresa es la centralización de la comunicación con la ayuda de tecnología especializada como Conexión de Uakika. Es fundamental para que todo lo que transmitas llegue a los colaboradores. Si no sabes por dónde empezar, ¡este artículo será de gran ayuda para ti!

¿Cómo centralizar la comunicación interna de una forma efectiva?

Da pasos seguros en la transformación de tu comunicación interna siguiendo los pasos estratégicos que te compartimos a continuación:

1. Diagnostica el estado actual de la comunicación interna

Antes de hacer cualquier tipo de cambio interno, es importante que evalúes cómo se están transmitiendo los mensajes dentro de tu organización. Un diagnóstico claro te permitirá identificar brechas, oportunidades de mejora y definir una estrategia efectiva para la centralización de la comunicación.

Para estructurar tu análisis, puedes dividir la evaluación en tres pilares clave: accesibilidad, organización y efectividad. Aquí un modelo de diagnóstico con preguntas y ejemplos en cada caso:

Aspecto	Preguntas clave	Ejemplo de problema detectado y solución de centralización
Accesibilidad 📢¿Llega la información clave a tiempo y a las personas adecuadas?	-¿Los mensajes importantes se reciben sin demoras?-¿Todos los colaboradores tienen acceso a la información relevante según su rol?-¿Existen barreras como el idioma o herramientas poco intuitivas?	Un equipo global recibe actualizaciones solo en español, dificultando su comprensión, ya que hay colaboradores de China, Australia, Estados Unidos y Filipinas, además de Latinoamérica. Solución: implementar una plataforma como Conexión de Uakika, que traduce automáticamente los mensajes según la ubicación del usuario.
Organización 📌¿Existen demasiados canales sin una estructura definida?	-¿Los colaboradores saben qué canal utilizar para cada tipo de comunicación?-¿Los mensajes se repiten en distintos canales de forma dispersa?-¿Hay un canal principal donde encontrar información oficial?	Los mensajes importantes se pierden entre correos no leídos, chats de WhatsApp saturados y múltiples notificaciones en Teams. La falta de una estrategia clara hace que la información llegue de forma desordenada, generando confusión, retrasos y la sensación de estar siempre desactualizado. Solución: unificar la comunicación en una plataforma como Conexión, donde los mensajes se organizan y segmentan según el equipo o el tema.
Efectividad🔄¿Los colaboradores pueden dar feedback sobre los mensajes?	-¿Existen espacios donde los colaboradores puedan comentar, hacer preguntas o reaccionar a los anuncios?-¿Se mide si los mensajes son leídos y comprendidos?-¿Se fomenta la participación activa en la comunicación interna?	Los anuncios internos son unidireccionales y no permiten comentarios ni reacciones. Solución: usar una plataforma como Conexión, que integra una red social interna donde los colaboradores pueden interactuar y compartir su opinión.

2. Implementa una plataforma unificada de comunicación

Pasar de la “dispersión” a la “centralización” implica que dejes atrás la fragmentación de tus mensajes organizacionales entre múltiples canales. 

La clave aquí es que implementes una plataforma unificada de comunicación que esté a la altura de las necesidades de tu empresa y que pueda acompañarte a medida que escalas tu equipo.

¿Qué tener en cuenta al elegir una plataforma de centralización? Revisa estos puntos:

• Personalización y segmentación: asegúrate de que te permita segmentar la información según áreas, equipos o niveles jerárquicos para que cada colaborador reciba únicamente los mensajes que son relevantes.
• Espacio colaborativo integrado: no solo debe permitir la comunicación unidireccional, sino también fomentar la interacción y el trabajo en equipo a través de chats, foros o canales temáticos.
• Accesibilidad y usabilidad: es clave que sea intuitiva, fácil de usar y esté disponible en dispositivos móviles. Así, todos podrán acceder a la información en cualquier momento y lugar.
• Integración con otras herramientas: debe poder conectarse con sistemas que ya usas, como Slack, Teams o Google Chat, para evitar la duplicación de esfuerzos y facilitar la transición.

Con Conexión de Uakika, puedes eliminar fácilmente la fragmentación de la comunicación y crear un punto focal para todas tus interacciones corporativas. Desde anuncios importantes hasta conversaciones de equipo, ¡todo está al alcance de tu mano en un solo lugar!

• Incorpora una red social interna fácil de navegar y utilizar, disponible también para teléfonos celulares.
• Integra con los canales de comunicación que ya utilizas como Slack, Teams, Google Chat y muchos más.

3. Define un calendario de comunicación

Uno de los mayores desafíos en comunicación interna es la planificación estratégica. Porque si no hay una estructura definida, los mensajes pueden perderse entre el ruido diario con facilidad. 

Con un calendario de comunicación interna, podrás programar anuncios importantes, eventos y actualizaciones clave, para que las difusiones se hagan en el momento adecuado.

Ahora bien, ¿qué aspectos debes considerar al diseñar un calendario de comunicación interna?

• Frecuencia y momentos clave: determina con qué periodicidad enviarás los mensajes y en qué momentos del día o de la semana conviene hacerlo (según el impacto que pueden tener). 

Por ejemplo, evita enviar anuncios importantes en horarios de alta carga operativa, como al inicio de la jornada o durante la hora pico de trabajo. 

En su lugar, programa los mensajes clave en momentos más tranquilos, como a media mañana o a media tarde, cuando los colaboradores están más receptivos.

• Tipos de contenido: define qué tipo de mensajes incluirás en el calendario. Por ejemplo, anuncios de dirección, actualizaciones de proyectos, reconocimientos, eventos internos, encuestas, entre otros. Asimismo, considera su nivel de prioridad.
• Segmentación del público: agrupa las comunicaciones, ya que no todos los mensajes deben llegar a todos tus colaboradores. 

Las agrupaciones puedes hacerlas según áreas, equipos o niveles jerárquicos para que cada talento reciba información relevante (de acuerdo a su puesto, responsabilidad y demás factores que debes considerar).

• Canales de difusión: decide qué canales utilizarás para cada tipo de mensaje. Una plataforma unificada como Conexión de Uakika permite programar y segmentar anuncios en distintos espacios, garantizando que la información llegue al destinatario correcto ¡en un solo lugar!
• Retroalimentación: asegúrate de incluir dinámicas para recibir feedback sobre los mensajes enviados (ya sea a través de encuestas, comentarios o reuniones de equipo).

4. Utiliza formatos variados y atractivos

No todos procesan la información de la misma manera. Hay quienes prefieren leer artículos, mientras que otros interactúan mejor con videos, infografías o publicaciones breves. El tema aquí es que la variedad de formatos ayuda a captar la atención de diferentes tipos de colaboradores y facilita la comprensión del mensaje.

Además, al combinar varios formatos, evitas la monotonía y aseguras un buen nivel de interés en eso que tienes para comunicar. Descubre estos ejemplos de formatos atractivos:

• Artículos escritos: para dar información detallada o actualizaciones largas que requieren una explicación profunda.
• Videos cortos: para resúmenes rápidos, demostraciones de productos o eventos importantes.
• Infografías: para resumir datos complejos de manera visual, facilitando la comprensión rápida y la memorización.
• Encuestas interactivas: para obtener retroalimentación.
• Publicaciones breves (post o mensajes rápidos): para recordar anuncios o compartir mensajes clave de manera sencilla y directa.

Nuestra solución Conexión te permite combinar distintos formatos de comunicación dentro de un mismo ecosistema, desde publicaciones estáticas hasta contenido dinámico y colaborativo. 

Además, puedes incentivar la participación de tus colaboradores con sistemas de recompensas que promueven la interacción y el compromiso.

Aumentar el engagement de los colaboradores: La clave

Un equipo comprometido no solo está más motivado, sino que es más productivo, innovador y leal. El engagement de los colaboradores es un indicador fundamental para saber si estás yendo por buen camino. Ahora, para lograr un indicador positivo, necesitas invertir tiempo, energía y esfuerzos.

Como vimos en los pasos anteriores, la centralización de tu comunicación interna es un gran primer paso. Sin embargo, para elevar el engagement, tienes que “ir más allá”. 

¿Qué significa esto? Tienes que crear experiencias de comunicación que sean dinámicas, inclusivas y adaptadas a las necesidades de tus colaboradores. Para eso, puedes:

• Fomentar la participación activa: invita a tus colaboradores a que compartan sus ideas, hagan preguntas y den su opinión sobre temas importantes. Esto puedes lograrlo con encuestas, foros de discusión o espacios colaborativos.
• Reconocer el esfuerzo: hazle saber a tu equipo que su trabajo es valorado. El reconocimiento regular, tanto en público como de manera privada, contribuye a que se sientan apreciados y motivados a seguir dando lo mejor de sí. 

Por ejemplo, puedes entregar un diploma de reconocimiento para que lo compartan en LinkedIn y WhatsApp para ampliar su impacto.

• Incorporar elementos lúdicos: gamificar algunos aspectos de la comunicación interna puede hacer que tus colaboradores se sientan más involucrados y motivados.

A propósito, en este ebook Gamificación en las empresas: La guía completa, descubre qué es la gamificación y cómo puedes incorporarla en tu organización ¡en cualquier momento del año!

Conexión, la solución de Uakika para potenciar tu comunicación interna

En Uakika, entendemos que una comunicación interna efectiva es el corazón de una cultura corporativa sólida y exitosa. Por eso, hemos desarrollado Conexión, una solución que combina lo mejor de una intranet personalizada con un espacio colaborativo.

Con ella, puedes mantener a tus equipos informados, fomentar la participación y garantizar que los mensajes lleguen a los colaboradores adecuados en el momento oportuno. ¡Agenda una call de demostración ahora!